Systemauswahl und Einführung von LIMS-Systemen
Autor: Rainer Jonak (Imcor GmbH) - GIT CHEManager 11/95
Einleitung - Planung und Auswahl - Einführung des LIMS-Systems
Einleitung
Labors für Analytik und Qualitätskontrolle in der Industrie oder in Servicebereichen besitzen eine zentrale Dienstleistungsfunktion gegenüber ihren Auftraggebern. Dadurch unterliegt der Laborbetrieb besonderen Anforderungen hinsichtlich Effizienz in der Durchführung seiner Aufgaben sowie der Qualität der Arbeitsergebnisse. Aufgrund des Rationalisierungsdrucks sowie eines stetig wachsenden Dokumentationsaufkommens durch die Anforderungen aus Produkthaftung und einschlägiger Normen, sehen viele Unternehmen die Notwendigkeit zur DV-Unterstützung des Laborbetriebs.Dazu eignen sich vor allem sogenannte LIM-Systeme (Labor-Informations- und Management- Systeme), die das gesamte Probenhandling und Berichtswesen im Labor unterstützen und im Sinne eines Informationssystems alle anfallenden Ergebnisdaten mit den zugehörigen Stammdaten dokumentieren.
Planung und Auswahl
Die erfolgreiche Planung, Auswahl und Einführung eines LIMS stellt
ein eigenständiges Projekt dar und setzt verschiedene personelle
und organisatorische Maßnahmen voraus. Der erste Schritt ist die
Bildung einer Projektgruppe, die aus einem Projektleiter sowie
Fachpersonal aus dem Labor, der EDV-Abteilung und gegebenenfalls externen
Beratern zusammengesetzt ist. Dieses Team hat die Aufgabe, die konzeptionellen
Vorarbeiten bis hin zur entscheidungsreifen Management-Vorlage durchzuführen.
Eine strukturierte Vorgehensweise und Projektmanagement-Techniken sichern
diese Phase ab. Parallel zur Bildung des Projektteams sollten alle betroffenen
Mitarbeiter über das Vorhaben informiert werden, so daß frühzeitig
die Weichen für eine gute Akzeptanz des LIM-Systems gestellt werden.
Die Konzeptionsphase für das Projekt beginnt nach Festlegung der Qualitäts- oder Laborbereiche in denen das LIMS eingesetzt werden soll, mit der Ist-Analyse. Dabei werden alle DV-relevanten Abläufe und Aufgaben des Labors sowie der Proben- und Informationsfluß im derzeitigen Zustand untersucht und beschrieben. Häufig ergeben sich bei dieser Arbeit bereits Ansätze zur Optimierung der Labororganisation.
Die Ist-Analyse dient im nächsten Schritt als Grundlage eines Soll-Konzeptes, welches sowohl die aktuellen Anforderungen an die LIMS-Funktionalität wie an die DV-Technik detailliert festschreibt und auch geplante Änderungen des Labors bezüglich Verfahrensweisen, Datenmengen oder technischer Ausstattung berücksichtigt. Neben den aus dem Aufgabenspektrum des Labors resultierenden funktionalen Anforderungen an das LIMS, nehmen im Zuge der integrierten Softwarelösungen DV-technische Aspekte wie Hardware, Betriebssystem, Datenbank, Netzwerk und Kommunikationsfähigkeit zu anderen Anwendungen im Soll-Konzept immer mehr Raum ein. Das ist wichtig, da ein LIMS in den seltensten Fällen als Insellösung operiert, sondern in die Unternehmens-EDV eingegliedert ist. Im Sinne einer Ausschreibungsunterlage ist das Konzept noch um Punkte wie Vorgaben zu Angebotsstruktur und Projektabwicklung sowie Anforderungen an den Anbieter zu ergänzen.
Das Soll-Konzept legt somit die wesentlichen Kriterien für die Vorauswahl eines marktgängigen LIM-Systems fest. Nur noch selten wird ein LIMS individuell für ein Unternehmen entwickelt, da Realisierungs- und Pflegeaufwand sehr hoch sind.
Parallel zur konzeptionellen Arbeit können Informationen über angebotene LIMS-Systeme beschafft und eine erste Anbieterselektion vorgenommen werden. Bei über 20 Anbietern mit unterschiedlichsten Hardware- und Softwarekonzepten bieten sich vor allem Messebesuche, Seminare sowie Gespräche mit Kollegen oder Beratern als geeignete Informationsquellen an. Eine Anbieterbefragung mit einem an den Anforderungen des Soll-Konzeptes ausgerichteten Fragebogen kann die Vorauswahl sinnvoll unterstützen.
Die qualifizierte Durchführung der Ausschreibung für das LIMS-Projekt ist ein wesentlicher Schritt im Rahmen der Entscheidungsfindung. Aussagekräftige und vergleichbare Anbieter-Angebote hängen in hohem Maße von der Aussagekraft der Ausschreibungsunterlagen, klaren Vorgaben für die Angebotserstellung und der Verfügbarkeit des Kunden für qualifizierte Rückfragen ab. Unzureichende Vorarbeit in der Planungsphase führt häufig zu hohen Folgekosten für Systemanpassungen oder zu mangelnder Akzeptanz des LIMS im eigenen Hause.
Nach Abschluß der Ausschreibung steht eine Entscheidung über das zu beschaffende LIM-System an. Dabei sind neben den Kosten vor allem der Nutzen, die funktionale Eignung des Systems, die Kompatibilität zur vorhandenen DV-Infrastruktur des Unternehmens und letztlich auch die Leistungsfähigkeit des Anbieters zu bewerten. Techniken wie Entscheidungstabellen ergänzt durch Workshops beim Anbieter sowie Referenzkundenbesuche bieten die Basis für eine sichere Entscheidung.
Einführung des LIMS-Systems
Die Realisierungsphase des LIMS-Projektes beginnt wie bei der Planung mit der Projektorganisation. Dabei sind Verantwortlichkeiten zu definieren, Realisierungsschritte und Terminpläne festzulegen und ein Projektcontrolling zu etablieren, das Maßnahmen wie Dokumentation, Planung und Kostenkontrolle regelt. Dies erfordert ein Team aus Mitarbeitern des Anbieters und Kunden unter Leitung eines erfahrenen Projektleiters.
Selbst bei kleineren LIM-Systemen besteht die Notwendigkeit, das Projekt wie auch die Anwendung zu betreuen oder Stammdaten zu erfassen, so daß in jedem Fall ein bis zwei Mitarbeiter des Kunden für einen Zeitraum von 6 bis 12 Monaten abgestellt werden müssen.
Der erste Arbeitsschritt bei der Einführung des LIMS ist die präzise Festlegung der Funktionalität in Bezug auf die Anforderungen des Labor- oder Qualitätsbereichs. Dies kann durch eine Verfeinerung des Soll-Konzeptes oder durch sogenanntes Prototyping der LIMS-Software erfolgen und stellt sicher, daß die Möglichkeiten des Produktes optimal ausgenutzt bzw. daß notwendige Softwareerweiterungen des Standardpakets verbindlich festgeschrieben werden. Damit die Projektmitarbeiter des Kunden hierbei eine aktive Rolle übernehmen können, ist eine Produktschulung vorab unerläßlich.
Im Anschluß an die Vorbereitung der Räumlichkeiten und der Verkabelung der Datenstrecken erfolgt die Installation der Hardware, Systemsoftware und der Netzwerkkomponenten. Nach erfolgreichem Funktionstest der Komponenten wird häufig eine Grundversion des LIMS-Pakets auf dem Rechnersystem zu Test- und Inbetriebnahmezwecken installiert.
Die folgende Inbetriebnahmephase dient dazu, das Standardsystem gemäß den Kunden-Anforderungen im Labor einzuführen. Dazu gehören Anpassungen der LIMS-Software durch Parametrierung oder Softwareentwicklung, Realisierung von Schnittstellen zu Geräten und peripheren Computersystemen und letztlich die Erfassung aller wesentlichen Stammdaten, die zum Betrieb des LIMS notwendig sind. Die Mitarbeiter des Kunden sind in dieser Phase vor allem bei der Klärung von Fachfragen, zur Strukturierung und Erfassung der Stammdaten und für Tests der einzelnen Softwaremodule unentbehrlich. Nach erfolgreichem Systemtest erfolgt schließlich die Übergabe der betriebsbereiten Anwendung mit zugehöriger Dokumentation durch den Anbieter.
Spätestens zu diesem Zeitpunkt muß die Schulung der Mitarbeiter in Bezug auf die Bedienung der LIMS-Applikation vorgenommen sein. Es ist ratsam, vor Umstellung des Laborbetriebs auf ein Arbeiten mit dem LIMS einen Probebetrieb durchzuführen, der es ermöglicht, die Funktionsweise der Software im täglichen Ablauf kennenzulernen und letzte Korrekturen in der LIMS-Anwendung vorzunehmen. Nach Abnahme des Systems gegenüber dem Lieferanten kann schließlich der Routinebetrieb aufgenommen werden.
Erfahrungsgemäß dauert es einige Zeit, bis das System den erwarteten Nutzen liefert. Dies liegt zum einen an der Lernkurve, die jeder Anwender duchläuft, bis er alle angebotenen Systemfunktionen zu seinem Vorteil einsetzen kann und zum anderen daran, daß das Informationssystem Daten für Auswertungen und Statistiken benötigt, die naturgemäß erst mit der Zeit anfallen.